关于印发《农业部农产品质量安全中心
    公文处理办法》的通知
    农质安发［2004］8号
    
    
    中心各处室、各分中心：
    为规范中心的公文处理工作，办公室根据《农业部公文处理办法》的精神，起草了《农业部农产品质量安全中心公文处理办法》，并征求了各处室和各分中心的意见，业经中心主任办公会审议通过，现正式印发，请遵照执行。
    
    
    
    二○○四年三月二十四日
    
    
    
    农业部农产品质量安全中心
    公文处理办法
    
    第一章 总则
    
    第一条为使中心公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《农业部公文处理办法》，结合中心实际情况，制定本办法。
    第二条中心的公文是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达、贯彻党和国家及农业部的方针、政策，发布和执行行政法规、规章，采取行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
    第三条中心办公室是公文处理的日常管理机构，在中心领导的指导下负责中心的公文处理工作。
    第四条公文处理是指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
    第五条公文处理必须符合格式、程序，做到及时、准确、安全。公文由办公室统一编号、核稿、收发、分办、用印、立卷、归档和销毁。
    第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和农业部有关保密规定，确保国家秘密安全。
    
    第二章 公文种类
    
    第七条根据《国家行政机关公文处理办法》和《农业部公文处理办法》中关于公文种类的规定，中心正式公文常用的种类有：
    （一）决定
    适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
    （二）公告
    适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
    （三）通告
    适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
    （四）通知
    适用于批转地方机构和下级单位的公文；转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求地方机构和下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。
    （五）通报
    适用于表彰先进、批评错误；传达重要精神或者情况。
    （六）报告
    适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议或者意见，答复上级单位的询问。
    （七）请示
    适用于向上级单位请求指示和批准。
    （八）批复
    适用于答复下级单位请示事项。
    （九）意见
    适用于对重要问题提出见解和处理办法。
    （十）函
    适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关业务主管单位请示批准等。
    （十一）会议纪要
    适用于记载、传达会议情况和议定事项。
    
    第三章文件编号及管理
    
    第八条为规范中心的公文处理，对中心发文编号做如下规定：
    （一）农质安请［200X］XX号——主要用于向部领导或其他业务主管单位的请示、报告类公文。
    （二）农质安发［200X］XX号——主要用于通知、批复、决定、通报类公文。
    （三）农质安函［200X］XX号——主要用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等的函类公文。
    （四）农质安便［200X］XX号——主要用于一般技术性便函件，如认证材料审核中的一些具体问题等。
    （五）中心各处室及分中心内部请示文号：
    1.农质安办请［200X］XX号——办公室专用
    2.农质安技请［200X］XX号——技术处专用
    3.农质安审请［200X］XX号——审核处专用
    4.农质安监请［200X］XX号——监督处专用
    5.农质安植请［200X］XX号——种植业分中心专用
    6.农质安畜请［200X］XX号——畜牧业分中心专用
    7.农质安渔请［200X］XX号——渔业分中心专用
    第九条中心各处室、各分中心需要对农业部、地方或相关单位报送、发送文件，须统一以中心名义对外，统一用中心文件格式，拟好文稿后统一到中心办公室编文号、核稿，经中心领导审签后，方可印发，确保政令一致。
    第十条各处室、各分中心内部请示由各处室、分中心按第八条第（五）款要求自行编号，办公室登记、核稿。
    
    第四章公文格式
    
    第十一条公文一般由密级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、会签人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
    （一）正式公文统一使用“农业部农产品质量安全中心文件”或“农业部农产品质量安全中心”字样版头的公文专用纸。
    （二）涉及国家、农业部或中心秘密的公文应当在首页发文单位名称右上方标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。密级由办公室请示部办公厅确定。
    （三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
    （四）发文字号由单位代字、年份、发文顺序号组成，应当标注在首页发文单位名称正下方居中。
    （五）上行的公文应在首页公文标题的右上方标明签发人姓名。
    （六）公文标题由发文单位名称、公文主题和文种组成，位于红线下方。公文标题应当准确简要地概括公文的重要内容，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
    （七）主送单位是指受理公文的单位，位于正文左上方，顶格排印。
    （八）正文是公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或主送单位下方。
    （九）公文附件，应当置于文件之后与主件装订在一起，并在正文之后，成文日期之前标明附件顺序和名称。
    （十）成文日期，以最终签发人签发的日期为准。成文日期的数字应使用汉字。
    （十一）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。用印位置应当上不压正文，下压成文日期。印章加盖应当端庄、清晰，加盖公章的公文不写单位名称。
    （十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
    （十三）公文应当标注主题词。上报农业部的公文按照农业部颁布的《农业部公文主题词表》标注主题词；其他公文按照《农业部农产品质量安全中心公文主题词表》标注主题词。
    （十四）抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。要告知的上级单位用“抄报”；要告知的平级单位用“抄送”。抄送单位名称标注于印发单位名称的上方。
    （十五）印发单位名称：应标明在抄送单位之下靠左，加盖中心印章的所有文件，印发单位统一标注为“农业部农产品质量安全中心办公室”。
    （十六）印制日期：应标明在抄送单位之下靠右与印发单位名称在同一排上。日期用阿拉伯数字。
    第十二条公文文字从左至右横写、横排，必须使用规范简化字。文件标题应统一用小2号华文中宋加粗字体；正文应统一用小3号仿宋字体，一级标题可用黑体字；主题词三个字用小3号黑体字，内容用小3号华文中宋字体。
    第十三条公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
    
    第五章行文规则
    
    第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
    第十五条向上级单位行文，应当主送一个上级单位；如需其他相关的上级单位阅知，可以抄报。不得越级向上级单位行文，尤其不得越级请示问题。上报上级单位和上级领导的各类公文不得直送，应当报送上级单位办公室或综合行政管理部门。
    第十六条中心各处室、各分中心在各自职权范围内，需要向各省有关管理单位行文，或根据中心授权，对地方或有关单位行文，必须以中心的名义印发。
    第十七条不相隶属单位之间一般用函行文。
    第十八条凡是以中心名义发文或上报公文，须经处室、分中心负责人审核，按规定到办公室编号和核稿，然后呈报中心主管领导签发，未经领导签批的文件，一律不得印发。
    第十九条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，除领导直接交办的事项外，“请示”不应直接送领导者个人，也不得抄送下级单位。
    “报告”不得夹带请示事项。
    
    第六章发文办理
    
    第二十条发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、登记、签发、缮印、用印、分发等程序。
    第二十一条草拟公文应当做到：
    （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，应切实可行并加以说明。
    （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
    （三）根据行文目的、中心的职权及与主送单位的行文关系确定公文文种。
    （四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文注明中文含义；日期写明具体年、月、日。
    （五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“l．”，第四层为“(1)”。
    （六）使用国家法定计量单位。
    （七）文中使用非规范化简称时，先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。
    （八）公文中除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字均使用阿拉伯数字。
    第二十二条公文在签发前必须经过认真审核。主办处室负责人重点审核所拟文稿是否符合公文的有关要求，是否需要行文，文稿内容是否符合国家的方针、政策、法律、法规及其他有关规定，数据是否准确，是否切实可行。办公室负责人重点审核行文方式是否妥当，文字表述是否准确、条理、简短、规范，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。中心领导重点审核是否需要行文，文稿内容是否符合国家的方针、政策、法律、法规及其他有关规定，是否切实可行。
    第二十三条公文经审核无误后，办公室统一编号。
    第二十四条公文由中心主任签发或主管副主任签发。
    第二十五条公文正式印制前，拟稿人员必须校对大样。
    第二十六条公文承办处室、分中心应按主送、抄送单位和本中心留存数量计算公文印刷份数。办公室盖章。主办处室、分中心发送。公文在封发前，主办处室、分中心负责人必须进行复核。复核的重点是审批、签发手续是否完备；有无排版印刷或其它方面的错误和纰漏。
    第二十七条公文承办处室、分中心应当及时将正式公文连同发文稿纸、审批稿和电子版交办公室存档。
    
    第七章收文办理
    
    第二十八条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
    第二十九条接收公文必须履行签收手续。登记内容应包括收文时间、发文单位、文号、标题、密级、份数。
    第三十条办公室主任或副主任对收到的公文应当及时提出拟办意见，呈中心领导批示，或者交有关处室、分中心办理。紧急公文，应当提出办理时限。
    第三十一条各处室、各分中心收到交办的公文后，应及时办理，不得拖延、推诿。
    第三十二条凡涉及其他单位的问题，主办处室、分中心应当主动与有关单位协商。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。
    第三十三条送领导人批示或者交有关处室办理的公文，办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
    第三十四条审签公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。审签人圈阅，视为同意。
    第三十五条草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
    
    第八章公文归档、销毁
    
    第三十六条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和《农业部文书档案管理办法》等有关规定，及时整理立卷、归档。
    第三十七条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映中心的主要工作情况，以便于保管和利用。
    第三十八条凡经办公室接收的上级文件，由办公室负责签收登记、分送、传阅、立卷和归档。
    第三十九条中心领导及处室、分中心人员外出开会带回的文件，应及时送办公室登记。文件办理完毕，按规定时限及时立卷归档。
    第四十条各处室、分中心应指定专人在每年二月底前将上年的公文定稿、正本和有关材料整理立卷，向办公室移交。个人不得保存应存档的公文。
    第四十一条没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别，由专人进行登记、监督、定期销毁，不得卖给废品收购部门。
    
    第九章附则
    
    第四十二条本办法由中心办公室负责解释。
    第四十三条本办法自发布之日起执行。